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Verwaltungsordnung


Gemäß § 28 Abs. 5 des Universitätsgesetzes und § 8 Abs.2 des Landesarchivgesetzes hat der Verwaltungsrat der Universität Freiburg i. Br. am 13.April 1992 die nachstehende Verwaltungsordnung für das Universitätsarchiv der Albert-Ludwigs- Universität Freiburg i. Br. beschlossen. Das Ministerium für Wissenschaft und Kunst hat seine Zustimmung mit Erlaß vom 21.Mai 1992 erteilt.

§1 Rechtsstellung und Leitung

Das Universitätsarchiv Freiburg i.Br. ist eine Betriebseinheit und zentrale Einrichtung der Universität Freiburg i.Br. Es hat einen ständigen Leiter und ist dem Rektorat unterstellt.

§ 2 Aufgaben

(1) Dem Universitätsarchiv obliegt die Verwahrung, Erhaltung und Erschließung aller Unterlagen des Archivguts, die es von den Organen, Fakultäten und Einrichtungen der Universität einschließlich der Universitäts-, Klinikumsverwaltung, der Kliniken sowie der Prüfungsausschüsse übernommen hat und die bleibenden Wert haben. Es macht das Archivgut allgemein benutzbar. Das Universitätsarchiv erfaßt die Unterlagen bei den Einrichtungen der Universität und kann diese bei der Verwaltung von Schriftgut und anderen Unterlagen beraten.

(2) Unterlagen im Sinne von Abs. 1 sind Schriftstücke, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Amtsdrucksachen, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonträger jeder Art, Dienstsiegel sowie sonstige Informations- und Datenträger, auch mit maschinenlesbar gespeicherten Informationen und Programmen.

(3) Bleibenden Wert haben Unterlagen, denen historischer Wert zukommt oder die aufgrund von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften zur Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder zur Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtspflege dauernd aufzubewahren sind. Der bleibende Wert von Unterlagen, die nicht aufgrund von Rechts- oder von Verwaltungsvorschriften dauernd aufzubewahren sind, wird durch das Universitätsarchiv festgestellt.

(4) Das Universitätsarchiv kann zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen von anderen Stellen und Privatpersonen, insbesondere von Universitätsangehörigen im Einvernehmen mit diesen erfassen, übernehmen, verwahren, erhalten, erschließen und allgemein benutzbar machen oder andere Stellen und Privatpersonen bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben unterstützen. Privates Schriftgut wird im allgemeinen als Schenkung, in Ausnahmefällen nach vertraglicher Regelung zwischen Eigentümer und Universität auch als Hinterlegung mit Eigentumsvorbehalt in das Universitätsarchiv übernommen.

(5) Das Universitätsarchiv hat neben einer Dienstbibliothek auch Sammlungen anzulegen oder fortzuführen, soweit diese zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivgutes, der Aufgaben des Universitätsarchivs und der Erforschung der Geschichte der Universität erforderlich oder dienlich sind.

(6) Sammlungsgut sind insbesondere Münzen, Medaillen, Siegelabgüsse, Bilddokumente, Flugschriften, Zeitungsausschnitte, Periodika universitärer und universitätsnaher Stellen, studentischer Vereinigungen sowie Museumsgut und Erinnerungsgegenstände aller Art, die einen Bezug zur Universität und ihrer Geschichte aufweisen.

§3 Bescheinigungen

Das Universitätsarchiv darf Bescheinigungen über Studienzeiten, Zeugnisse, belegte Vorlesungen, Examina, Diploma usw. nur ausstellen, soweit sie durch Unterlagen im Archiv belegt sind. Dasselbe gilt für die Ausfertigung von Zweitschriften von Studienbüchern, Zeugnissen usw.

§ 4 Übernahme des Archivgutes

(1) Die Organe, Fakultäten und Einrichtungen der Universität bieten alle archivreifen Unterlagen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv an. Archivreifes Registraturgut ist dem Universitätsarchiv i.d.R. alle 10 Jahre anzubieten. Es ist jedoch spätestens dreißig Jahre nach seiner Entstehung dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine längere Verweildauer bei der abgebenden Stelle vorgesehen ist.

(2) Den Universitätseinrichtungen ist es nicht gestattet, Unterlagen nach eigenem Ermessen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. Auswahl und Form der Übernahme maschinenlesbar gespeicherter Informationen und Programme vereinbart das Universitätsarchiv mit der anbietenden Stelle.

(3) Das Universitätsarchiv entscheidet im Einvernehmen mit der abgebenden Stelle über die Übernahme von Unterlagen, denen historischer Wert zukommt, soweit nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Der Leiter des Universitätsarchivs kann jederzeit die Unterlagen auf ihren historischen Wert prüfen. Zu diesem Zweck ist ihm Einsicht in die Unterlagen und die Organisationsmittel zu gewähren.

(4) Es gelten die von der Universität getroffenen Regelungen zur allgemeinen Schriftgutverwaltung, für Prüfungsakten sowie zum Finanz- und Haushaltswesen.

§ 5 Sicherung des Archivgutes

(1) Das Archivgut ist durch die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor unbefugter Nutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung zu schützen. Die Verknüpfung personenbezogener Daten ist innerhalb der gesetzlichen Sperrfristen nur zulässig, wenn die schutzwürdigen Belange der Betroffenen angemessen berücksichtigt werden. Unterlagen, denen kein bleibender Wert zukommt, sind zu vernichten.

§ 6 Recht auf Auskunft und Gegendarstellung

(1) Das Auskunftsrecht gemäß § 17 Landesdatenschutzgesetz bleibt unberührt. Statt einer Auskunft kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden.

(2) Wer die Richtigkeit von Angaben zu seiner Person bestreitet, kann verlangen, daß dem Archivgut seine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er ein berechtigtes Interesse daran glaubhaft macht. Nach seinem Tod steht dieses Recht dem Ehegatten, den Kindern oder den Eltern zu.

(3) Rechtsansprüche auf Berichtigung personenbezogener Angaben bleiben unberührt, richten sich jedoch gegen die Stelle, bei der die Unterlagen entstanden sind. Löschungsansprüche gemäß Landesdatenschutzgesetz sind nach der Übergabe der Unterlagen an das Universitätsarchiv ausgeschlossen.

§ 7 Nutzung des Archivguts

Die Nutzung des Archivgutes wird in einer Benutzungsordnung geregelt.

§ 8 Dienst- und Öffnungszeiten

(1) Die Dienstzeit des Archivpersonals richtet sich nach der für die Universitätsverwaltung vorgeschriebenen Dienstzeit.

(2) Die Öffnungszeiten des Universitätsarchivs werden im Einvernehmen mit dem Rektorat vom Leiter des Archivs festgesetzt.

§ 9 Inkrafttreten

Die Verwaltungsordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Bekanntmachungen der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg i.Br. in Kraft.